Hoe word ik een baken van rust?

„Sir, stay calm!”

Ik bevind me in een overheidsgebouw in een ander land. Het volgnummersysteem heeft mijn nummer net overgeslagen. Ik loop snel naar de balie om uit te leggen dat ze me zijn vergeten.

„You need to stay calm, sir.”

„I ám véry cálm. But you just skipped my number.”

„Sir, if you don’t calm down, I have to call the guards.”

Als ik uiteindelijk buiten sta, gelukkig zonder hulp van de bewaking en met de benodigde papieren, denk ik: had dat nou niet anders gekund? Waarom ben ik geen baken van rust in zulke situaties?

Iedereen wil een kalme manager

Het vermogen om koelbloedig te blijven onder stress wordt enorm gewaardeerd. Ook op het werk.

Iedereen weet: collega’s die kalm blijven als het erop aankomt, nemen betere beslissingen. Een kalme manager krijgt bovendien meer belangrijke informatie van zijn medewerkers. Die houden slecht nieuws juist liever stil wanneer een leidinggevende onvoorspelbaar of explosief reageert.

Daarnaast zijn emoties besmettelijk. Rust heeft een kalmerend effect op de rest.

En ten slotte geldt dat managers die onvoldoende zelfbeheersing tonen, gemakkelijk op een zijspoor kunnen belanden. Terecht misschien, maar zou voorkomen niet slimmer zijn?

Het vermogen om koelbloedig te blijven onder stress wordt enorm gewaardeerd. Ook op het werk

Alle reden om te werken aan de vaardigheid om kalm te blijven. Maar hoe doe je dat? Een paar basistechnieken en een geavanceerdere strategie die mij – en jou wellicht – kunnen helpen.

Lijstje met basistechnieken

De Britse psycholoog Olivia Rogerson en haar collega’s lichtten recentelijk 58 studies door op het gebied van stressmanagement. De meest effectieve aanpakken bleken mindfulness- en ontspanningstechnieken. De moeite waard om daar dus eerst maar eens naar te kijken. Groot voordeel: je kunt hier makkelijk zelf mee aan de slag, zonder collega’s.

Voor mijzelf selecteerde ik drie snelle, eenvoudige technieken.

1. Ademhaling. Alleen al het simpelweg concentreren op je ademhaling werkt. Richt je een paar seconden op hoe de lucht in en uit je lijf stroomt en je wordt kalmer. Een stapje verder: de ‘4-7-8-ademhaling’. Adem gedurende vier tellen in door je neus, houd de lucht zeven tellen vast, adem vervolgens in acht tellen uit via je mond.

2. Anders kijken naar stress-signalen. Mij helpt het om heel klinisch te kijken naar mijzelf in stressvolle situaties. Bijvoorbeeld: interessant wat hier gebeurt, mijn hartslag neemt wat toe, prima, geen probleem. Wat ook helpt: de stress-signalen in je lichaam niet afkeuren, maar juist waarderen als een manier van je lichaam om zich voor te bereiden op actie.

3. Jezelf bevragen. Ik las een artikel over stressmanagement in het Noorse leger. Een paar stappen uit die methodiek kun je prima op jezelf toepassen. Merk je dat je in de stress schiet? Stel jezelf dan heel feitelijke vragen over de situatie. Wat is er net gebeurd? Wat is de huidige situatie? En vooral: wat is nu de eerstvolgende concrete stap? Dus niet: waarom heb ik dit altijd? Of: wiens schuld is dit? Maar: wat is het eerste dat we nu gaan doen?

Mijn advies is niet: neem dit rijtje over, maar: maak je eigen rijtje. Probeer een paar dingen uit en kies je eigen top-3.

Trainen tegen stress

Het volgende is vast herkenbaar. In gespannen situaties waarmee ik veel ervaring heb, kost het me geen moeite om de rust te bewaren. Wanneer vlak voordat ik een seminar moet verzorgen de elektriciteit uitvalt, denk ik: prima, dan doen we het zonder stroom.

Op ervaring hoef je natuurlijk niet te wachten, je kunt ook oefenen. Dat kun je ook op het werk doen. Maak samen met je team een lijstje met regelmatig voorkomende ‘kleine’ crises. Niet de massale cyberaanval of het afbranden van alle gebouwen, maar de terugkerende stress-situaties die het functioneren van managers en collega’s ondermijnen.

Spreek vervolgens met elkaar door hoe je zou willen reageren. Wat is het stappenplan als een belangrijke klant opzegt? Wat doe je als een essentiële deadline gemist wordt? En hoe reageer je bij een flinke financiële tegenvaller?

Dit lijkt misschien een beetje overdreven, maar samen oefenen voor terugkerende momenten-van-de-waarheid is juist heel verstandig. Artsen en verpleegkundigen op de spoedeisende hulp oefenen frequent in helder en rustig communiceren. Veiligheidsregio’s oefenen in rampenbestrijding en crisiscommunicatie. En in het leger wordt voortdurend getraind op crises en tegenvallers.

Dat je als team lekker functioneert wanneer iedereen gezellig meewerkt en de zon schijnt, dat is fijn. Maar minstens zo belangrijk is het hoe je functioneert als de druk oploopt.

Praktisch

Een paar jaar geleden zag je overal koffiemokken met ‘Keep calm and carry on’. Een slogan bedoeld om de Britten een hart onder de riem te steken in 1939. En in Franse vakantiehuisjes hangt naast de brandblusser altijd zo’n oranje kaartje met ‘Restez Calme’.

Illustratie Ben Tiggelaar

Kalm blijven in stress-situaties, dat vindt iedereen de moeite waard. Maar een mok en een kaartje zijn niet genoeg. Je hebt slimme technieken en serieuze oefening nodig.

Dus maak een rijtje met tips die jou helpen om in stressvolle situaties goed te blijven functioneren. En als je vermoedt dat je niet de enige bent die baat heeft bij slim stressmanagement, stel je team dan eens voor een stappenplan te maken en te oefenen.

Dat is dan natuurlijk ook weer best spannend, maar met een paar ademhalingsoefeningen vooraf en een gratis mok voor iedereen gaat het vast lukken.